Digitalização de documentos: Benefícios e como fazer
Imagine gastar horas buscando um arquivo importante na empresa: nada produtivo, não é mesmo?
Uma solução para evitar esse desperdício de tempo é a digitalização de documentos.
A Digital-Document tem esse processo que vai a ajudar a sua empresa a deixar a documentação mais organizada, o que facilita a pesquisa pelo material.
Com isso, o colaborador tem a possibilidade de visualizar os documentos de qualquer lugar, seja durante um trabalho home office ou uma viagem de negócios.
Os benefícios da digitalização vão muito além, garantindo eficiência, praticidade e mais produtividade no dia a dia da organização.
A seguir, vamos apresentar mais sobre essas vantagens e explicar tudo o que você precisa saber sobre o processo de digitalização.
O que é digitalização de documentos?
A digitalização de documentos é o processo de transformar arquivos físicos (em papel) para o formato digital.
Para as empresas, que emitem e recebem um grande volume de documentos, essas versões online são grandes aliadas para a praticidade no dia a dia, por isso tem se tornado uma necessidade cada vez mais evidente.
Entretanto, como veremos ao longo deste conteúdo, é preciso tomar alguns cuidados para garantir a segurança e a qualidade dos arquivos.
Com alguns processos internos, é possível assegurar a autenticidade e manter a clareza das informações descritas no documento.
Como funciona a digitalização de documentos?
A transformação de arquivos analógicos em versões digitais é feita com o auxílio de máquinas ou programas desenvolvidos especialmente para essa finalidade.
Esses sistemas ficam responsáveis por escanear as informações do documento físico e prepará-lo para o armazenamento digital.
Para que o arquivo possa ser indexado e interpretado por softwares de gestão, o sistema para digitalização de documentos vai além do escaneamento.
Cada arquivo recebe um código e é totalmente convertido para o ambiente virtual, seguindo padrões de segurança, acessibilidade e rastreabilidade.
Durante esse processo, a empresa deve seguir algumas etapas para gerenciar a digitalização com eficiência.
Falaremos mais sobre essas etapas, mas antes é importante esclarecer a diferença entre um documento digitalizado e um arquivo digital.
Documento digital e digitalizado: qual a diferença?
A digitalização se difere de um documento digital, pois, no segundo caso, ele já nasce
no meio eletrônico e tem a sua garantia devido ao uso do certificado digital da
Digital-Document ICP-Brasil com validade jurídica.
Nestes casos, o certificado é necessário para assegurar a autenticidade do documento e conferir validação jurídica a ele.
Por outro lado, a digitalização de documentos consiste na conversão de arquivos analógicos (papel) para o meio digital.
Ou seja, nestes casos, o documento é originalmente emitido em papel e só depois é digitalizado.
Esse ato de digitalizar documentos facilita o armazenamento e o gerenciamento dos dados de uma organização.
Trata-se de uma maneira de disseminar mais facilmente as informações entre os colaboradores e agilizar a busca de arquivos.
O que diz a lei da digitalização de documentos?
Criada para que os arquivos digitalizados tenham a mesma validade que as versões físicas, a lei da digitalização de documentos, estabelece técnicas e requisitos para o processo realizado em documentos públicos e privados.
Determinada pelo decreto 10.278/2020, a legislação ajuda a otimizar a gestão de documentos digitalizados e determina as diretrizes a serem seguidas no momento de transformar um arquivo analógico em virtual.
Veja alguns dos principais pontos definidos pela lei:
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é permitido o descarte dos arquivos físicos após a digitalização, desde que eles não tenham valor histórico;
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para documentos com relações particulares, qualquer tipo de comprovação de autenticidade é considerado válido, desde que acordado entre as partes envolvidas;
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documentos envolvendo entidades públicas devem ser assinados digitalmente, com certificação digital no padrão da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
O decreto também apresenta padrões técnicos para a digitalização, que visam garantir a qualidade de imagem e legibilidade geral das informações.
Além disso, a lei define os metadados exigidos para a versão virtual dos arquivos digitais.
Para manter a segurança dos dados, é importante seguir também as definições previstas na LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).