Como é realizada a digitalização de documentos na
Digital-Document?
Antes de aderir a esse processo, é preciso entender como digitalizar documentos, e a Digital-Document tem a experiência no assunto.
Veja como funciona:
Coleta
O primeiro passo é coletar, conferir e registrar os documentos físicos que devem ser digitalizados.
O trabalho deve ser realizado com muita atenção, para evitar que alguns materiais sejam extraviados.
Classificação
Depois da coleta, é necessário fazer o reparo dos arquivos que estiverem manchados ou amassados para garantir que estarão legíveis.
Em seguida, eles são higienizados, e os objetos — como grampos — são retirados das folhas para não prejudicarem a digitalização.
Assim, será possível garantir a qualidade do material.
Digitalização
Nessa etapa, é preciso saber como escanear um documento da maneira adequada para que ele seja corretamente armazenado de forma digital.
Ademais, é importante escanear os arquivos um a um, na ordem em que eles estavam guardados, garantindo a sequência e organização da documentação. É necessário também remover qualquer sujeira ou problema na imagem.
Indexação
Depois, é preciso fazer a indexação, para inserir dados como nomes e datas, uma vez que isso facilita a localização dos arquivos.
O sistema de gestão possibilita escolher as palavras-chave para identificar os materiais.
Ademais, a tecnologia ainda disponibiliza os arquivos na nuvem, o que permitirá o acesso de qualquer lugar.
Consulta
Por fim, será possível consultar o sistema sempre que for preciso acessar qualquer arquivo digitalizado.
Com isso, os materiais estarão prontos para serem visualizados pelos usuários cadastrados.
Antes de aderir a esse processo, é preciso entender como digitalizar documentos, e a Digital-Document tem a experiência no assunto.
Veja como funciona:
Coleta
O primeiro passo é coletar, conferir e registrar os documentos físicos que devem ser digitalizados.
O trabalho deve ser realizado com muita atenção, para evitar que alguns materiais sejam extraviados.
Classificação
Depois da coleta, é necessário fazer o reparo dos arquivos que estiverem manchados ou amassados para garantir que estarão legíveis.
Em seguida, eles são higienizados, e os objetos — como grampos — são retirados das folhas para não prejudicarem a digitalização.
Assim, será possível garantir a qualidade do material.
Digitalização
Nessa etapa, é preciso saber como escanear um documento da maneira adequada para que ele seja corretamente armazenado de forma digital.
Ademais, é importante escanear os arquivos um a um, na ordem em que eles estavam guardados, garantindo a sequência e organização da documentação. É necessário também remover qualquer sujeira ou problema na imagem.
Indexação
Depois, é preciso fazer a indexação, para inserir dados como nomes e datas, uma vez que isso facilita a localização dos arquivos.
O sistema de gestão possibilita escolher as palavras-chave para identificar os materiais.
Ademais, a tecnologia ainda disponibiliza os arquivos na nuvem, o que permitirá o acesso de qualquer lugar.
Consulta
Por fim, será possível consultar o sistema sempre que for preciso acessar qualquer arquivo digitalizado.
Com isso, os materiais estarão prontos para serem visualizados pelos usuários cadastrados.
Exemplo de documento digitalizado
Um documento digitalizado traz a representação virtual do documento físico, portanto contém as mesmas informações.
No momento da digitalização, eles são convertidos em formatos de arquivo, como por exemplo:
-
JPG;
-
PDF;
-
TIF.
Como melhorar a digitalização de documentos?
Para conseguir aproveitar todos os benefícios dos arquivos digitalizados, é preciso saber como realizar o processo de maneira segura, prática e eficiente.
Diante deste contexto, podemos citar alguns cuidados que são fundamentais durante a digitalização de documentos. Confira quais são eles:
-
conte com a Digital-Document para a digitalização de seus documentos;
-
verifique o nível de qualidade dos documentos após a digitalização;
-
escolha softwares adequados para digitalizar, armazenar e para gerenciar os arquivos virtuais.
Conclusão
A digitalização de documentos transforma os arquivos físicos em versões digitais, trazendo mais economia, eficiência e praticidade para as empresas.
Como vimos neste conteúdo, esse processo facilita o acesso aos documentos, permitindo maior agilidade nas tarefas internas, o que reflete também no atendimento ao público.
Vivemos uma era de transformação digital e as tecnologias, como a assinatura eletrônica e a digitalização de arquivos, são grandes aliadas na melhoria de diversas atividades dentro das organizações.
Hoje a Digital-Document está preparada com tecnologia e experiência para lhe oferecer os melhores serviços em Guarda Física de Documentos - Digitalização de Documentos - Software - Assinatura Digital